2021年もしばらくテレワークが継続しそうな状況が続いています。
新年度を迎えるにあたり、3月は次年度に向けての方針説明会などが開かれます。
経営層、リーダー層の方たちは、社員、メンバーに対して、いかに
躍動感あるメッセージを伝えるかそのスピーチ力が問われることになります。
個別レッスンでは、このような人前で話す立場の方向けに、
スピーチとライティングの両面からサポートを行っています。
実は先日、社員向け方針説明会のシナリオ準備をしながら、
少し気になる話を耳にしました。
テレワークならではの課題が浮き彫りになり、その対応を
優先順位高く訴えたい、ということでした。
その課題とは、テレワークにおける社員のメンタル不調。
社会的にも問題となっています。そこで、今回は、テレワーク時代におきてしまいがちな
社員のメンタル不調と予防のためのコミュニケーションについて考えていきます。
１．テレワークにおける社員のメンタル不調
私の専門はコミュニケーションの中でも話し方やプレゼンで、
メンタル面、特に不調者に対する専門ではありません。
なので、ここでは、あくまでビジネスコミュニケーションの側面から
テレワーク中でも組織メンバー間の信頼関係、安心、安全で相談しやすい職場環境をつくり
孤立させない、不調を未然に防ぐためのご提案をしたいと考えています。
さて、今回のご相談者を仮にAさんとします。
Aさんは役員をつとめていて、優秀なコンサルタントが100名在席している
組織のトップです。
ただ、メンバーは、それぞれクライアントとのプロジェクトに
専門家として参画をするというケースが多く、
プロジェクトが走り出してしまうと社員は、組織より、
プロジェクトチームの一員として仕事をすることになります。
すると、優秀な社員だけに、テレワークになると仕事にのめり込んでしまい
場合によっては昼夜逆転してしまったり、仕事優先で自己管理が後回しになるケースがでてきていました。
ただ、その異変に当事者も気が付かず、気付いた時には、心身共に不調をきたしていた、という
ケースが、テレワーク後に増えてきたということでした。
プロジェクト内では、気軽に相談できる相手も少なく責任感からつい
頑張りすぎてしまうのが理由ではないかといいます。
このように、どんな組織でも仕事と私生活の切り分けが難しいテレワークは、
長時間労働に陥る恐れがあるのではないでしょうか。
オフィスにいれば、ちょっとした時間に
雑談による息抜きや、相談による不安解消もできましたが
テレワークになると、中々そうもいきません。
飲みながら話そうかという訳にもいきません。
リモート会議ではムダ話が少なくなり効率化は進んだという組織がある一方で、
コミュニケーション不足、メンバーのモチベーション管理が難しい
という声も多く聴かれます。
２．テレワークだからこそ、組織風土の安心感が支えになる
Aさんは、こうおっしゃっていました。
オフィスにいれば、いつでも相談できる、という安心感があったが、テレワークになると
そうもいかない。仕事以外の繋がり、例えば組織の上下関係以外の同期や趣味でもいいから
接点をつくること。上司はもちろん、相互に、いつも見守っている。何かあったら些細なことでも
話を聴くと言葉で伝えることがどれだけ大切かを伝えたい。
「自分のことだけ」ではなくお節介なくらい
お互いを気にかける組織風土、文化をつくっていくことで、
テレワーク中でも繋がっているという安心感を共有し、それが業績を上げていくための
帰属意識を高める上で大事なことだと考えている、と。
今回は、業績目標等数字の部分よりも、
組織メンバーの繋がりを強く訴える方針プレゼンにしたいという
お考えでしたので、プレゼンもこのような内容に構築しました。
このように、管理体制や人事評価というシステム的な部分だけでなく
「人を中心にしたコミュニケーション」の重要性に
テレワークになって改めて、気付かされたという組織も
多いのではないでしょうか。
３．リモート会議、ミーティングを利用した雑談の取り方
さて、実際にそこまで深刻な状況じゃなくても、メンタル不調のイエロー信号が気になる
方も増えています。「リモート飲み会」も賛否両論。
そこで、会議やミーティングを利用した「雑談コミュニケーション」はいかがでしょうか。
①ミーティング、開始前の時間を使う
リーダーが先にチェックイン
メンバーが入ってくるのを待ち構え
一人ずつ、あいさつ、雑談の声掛けを行う。
「○○さん、よろしく。仕事捗ってる？」など。
メリット：リモートだと、PC作業で一人誰とも話さない時間も長くなります。
そこで、開始前に声を出すことで、スイッチが入って
会議で発言がしやすくなります。
また、管理職は、メンバーの声のトーンで体調などを確認できますし、
カメラがオンになっていたら、表情から様子もうかがえます。
さりげなくメンバーの状況がチェックできます。
②ミーティング、終了後の時間を使う
オンラインでは、会議をリアルより短めに設定をして、残り10分を
相談タイムにとっておきます。終わりは、三々五々にして残りたい人がいれば
その時間で、簡単な質問を受けるのです。
わざわざ、後で電話やメールで質問するまでもないけど、確認したいということがありますよね。
話したりなそうな人と対話をするのもいいでしょう。
こうしたAfterミーティングタイムを予定に組んでおくことで、雑談タイムをつくる仕掛けをつくります。
その他、飲み会は長くなるので負担になりますが、ランチ会なら参加しやすいはずです。
30分間のオンラインランチ会を開いて、雑談の時間をつくるのもいいでしょう。
コミュニケーションでは、あいさつできっかけをつくり、声掛けで
関係性を深めていくと言われています。繋がりを感じられる雰囲気づくりが
孤立させないための第一歩です。
ぜひ、テレワークで成果を上げるために、対面以上に相互に言葉を掛けながら
関係をキープしたいものです。
