【広報・リーダーの話し方⑱】分かりやすく伝える方法 | 話し方教室 渋谷 元NHKキャスターが教えるビジネスパーソン・経営者のプレゼンテーション研修 WACHIKA

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阿隅和美オフィシャルブログ本当に伝わる「話し方クオリティ」

2015年 06月 15日

【広報・リーダーの話し方⑱】分かりやすく伝える方法

広報やマーケティングご担当者や営業、接客など
外部の方に説明をしたり、プレゼンをする場合に分かりやすく伝えるコツをお伝えします。

「自分の常識は他人の非常識」
ここが、分かりやすく伝える出発点です。
「このくらい分かっていて当然、聴いたことくらいあるだろう」という
思い込で話しても、相手は話が呑み込めず、結局行動を起こしません。

例えば、
スマートフォンを使ってみたいけれど、説明を聴いてもよくわからないという理由で
購入を控えている高齢者が多くいらっしゃるそうです。
説明に使われる用語の意味や
料金体系の仕組みが充分理解出来ないと不安なようです。

よくわからない事に関して、人は臆病になるものです。
せっかく興味があっても購入しません。
理解は、行動のきっかけになります。
仕事で成果を出すためには「分かりやすく伝える工夫」は必要不可欠です。

1.専門用語、業界用語、カタカナ用語は、なるべく言い換える

業種や組織によって、だいぶ用語が違います。
例えば「クルー」の意味、一般的には「乗組員」「乗務員」という意味で使いますが
TV業界で「クルー」というと、カメラ、照明、音声の技術のチームを言います。
このように、自分たちは当たり前だと思っていることも、通じない事が多々あります。
特に、他部署、クライアント、一般の方向けには留意したいですね。

2.言葉の前提条件を合わせる
例えば「検討する」ってどういう意味合いで使いますか
個人や組織でもずいぶん違います。
「資料に目を通す」「文献や資料をあたる」「見積もりを出す」「分析まで行う」など。
その言葉をどういう意味で使っているのか、その前提を合わせていく。
または、具体的に伝えると、自分の考えや思いが届きやすくなります。

3.大枠から詳細へ
担当者が「伝えたい」思いが強すぎる時、自己中心的な方に多く見られる話し方で、
よくあるパターンが、前置きもなく、いきなり自分の会社や商品の詳細な説明を行うというものです。

例えば、機能の説明をしても、それがどれほど凄いことなのか、外部の人間にはピンときません。
まずは大枠を押さえてもらい、それから詳細です。
ホールパート法やSDS法とも言います。
全体を見せてから焦点を絞っていく。
地球全体からアジア大陸、島国日本、日本の中の東京、東京の23区というように順序立てて説明すれば
東京23区を知らない、外国の方にも理解してもらいやすいというものです。

そして何より大切なのは、相手の理解を確認しながら 話を進めることです。
表情や反応を観察し、時には質問を入れながら、丁寧に話を進めたいですね。

分かりやすく伝える方法はプレゼンテーション研修でお伝えしています。
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